ΑΡΧΕΣ – ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ – ΟΡΓΑΝΩΣΗ – ΗΓΕΣΙΑ

Γράφει : Ο Δημήτριος Μητρόπουλος  Αντ/γος ε.α. Επιτ. Υπαρχηγός. ΕΛ.ΑΣ. Πτυχ. Νομικής και Δημ. Δικαίου και Πολ. Επιστημών Νομικής Σχολής  Αθηνών.  Συγγραφέας, Μέλος της Ένωσης Μεσσηνίων Συγγραφέων.

Οργάνωση είναι η διαδικασία ταξινόμησης και χρησιμοποίησης όλων των δραστηριοτήτων και πηγών μιας Υπηρεσίας, που είναι απαραίτητες, για την εκπλήρωση των σκοπών της.

Η οργάνωση σαν λειτουργία προσδιορίζει το ρόλο κάθε ατόμου, που ανήκει και εργάζεται στην υπηρεσία, τα μέσα και τα όργανα που απαιτούνται, καθώς επίσης και τους τρόπους συντονισμού όλων των προσπαθειών των ατόμων, για την επίτευξη των σκοπών της υπηρεσίας.

Τα βασικά βήματα της οργάνωσης είναι :

α) Η κατανόηση από όλο το προσωπικό των στόχων και των σχεδίων της υπηρεσίας.

β) Ο λεπτομερής προσδιορισμός και η ανάλυση των καθηκόντων καθενός, από τους υπηρετούντες στην υπηρεσία αυτή.

γ) Η εξεύρεση των μέσων, που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων, από τον καθένα που ανήκει στην υπηρεσία.

δ) Η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων :

Το κρίσιμο σημείο της επιτυχίας της διαδικασίας της οργάνωσης είναι, η ικανότητα του προϊστάμενου, να μεταδώσει σε όλα τα άτομα σαφείς και συγκεκριμένες οδηγίες, σχετικά με τα καθήκοντα που πρόκειται να πραγματοποιηθούν, με τους σκοπούς και με τα αποτελέσματα, που περιμένει από αυτούς η υπηρεσία.

ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ

Ιδιαίτερη σημασία στην οργάνωση και τη διοίκηση της κάθε υπηρεσίας, έχει ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός και μηχανογράφηση της υπηρεσίας.

Η τεχνολογική εξέλιξη γνώρισε μεγάλη άνθηση τα τελευταία χρόνια. Όπως εισέβαλε στην καθημερινή ζωή όλων των ανθρώπων, με τον ίδιο τρόπο έγινε απαραίτητη και έδωσε νέα ώθηση στην οργάνωση των υπηρεσιών.

Η πληροφορική έδωσε νέα πνοή στη μορφή της διοίκησης κάθε οργανισμού.

Η συνεχής εξέλιξη έχει κάνει απεριόριστες τις δυνατότητες που παρέχει, σε θέματα παραγωγικής εκμετάλλευσης χρόνου και σε θέματα πρόσβασης σε πληροφορίες.

Κάτω από το πρίσμα αυτό η πληροφορική αποτελεί βασικό όπλο της διοίκησης σε όλα τα επίπεδά της, γιατί δίνει την δυνατότητα, σε ελάχιστο χρόνο, να στηρίζει αποφάσεις βασισμένες σε πληροφορίες πάνω στις οποίες η διοικητική πράξη θα ενεργοποιηθεί.

Για να φέρει τα αναμενόμενα αποτελέσματα η χρήση της πληροφορικής, είναι απαραίτητο να υπάρχουν οι πιο κάτω προϋποθέσεις.

* Να γίνει επαναπροσδιορισμός των θέσεων εργασίας, πάντα με βάση τους εργαζόμενους υπαλλήλους, τις ανάγκες και τις ικανότητες τους, αλλά και αφού πρώτα σχεδιαστούν και υπολογισθούν οι αλλαγές που θα επέλθουν από τη χρήση της πληροφορικής.

* Να υπάρξει πρόβλεψη για την προώθηση και τη διαμόρφωση συγκεκριμένων διαύλων επικοινωνίας μεταξύ του προσωπικού, αλλά και ανάμεσα στο προσωπικό και τη διοίκηση.

* Να γίνει περαιτέρω εκπαίδευση ή εξειδίκευση του προσωπικού, πάνω στις εφαρμογές που αφορούν τα θέματα, που χειρίζονται.

* Να υπάρξει επαρκής ενημέρωση του προσωπικού, για τα θέματα και τους λόγους που επιβάλλουν την τεχνολογική αλλαγή της υπηρεσίας. Ποιές είναι οι δυνατότητες που τους παρέχονται, ποιοί είναι οι στόχοι της υπηρεσίας και τι ελπίζει να επιτύχει με αυτές τις αλλαγές.

* Να γίνει επαναπροσδιορισμός της εργασίας του κάθε υπαλλήλου και του ακριβούς αντικειμένου της εργασίας που καλείται να επιτελέσει, προκειμένου να επιτευχθεί η μεγαλύτερη δυνατή απόδοση.

* Να γίνεται συχνά σύγκριση των προγραμμάτων που χρησιμοποιούνται, με καινούργια που υπάρχουν στην αγορά, και με προγράμματα άλλων υπηρεσιών της Ευρώπης και των Η.Π.Α., προκειμένου να αποκτηθεί εμπειρία, αλλά και να βρεθεί, το πιο αποδοτικό για την συγκεκριμένη εργασία.

ΗΓΕΣΙΑ

Ηγεσία είναι η ενέργεια που κάνει ένα άτομο, για να παρακινήσει τους υφισταμένους του να αγωνίζονται με τη θέλησή τους, με σκοπό να πραγματοποιήσουν τους αντικειμενικούς στόχους μιας υπηρεσίας ή ενός οργανισμού

Η ηγεσία συνήθως πιστεύει στην αναγκαιότητα της αλλαγής του τρόπου συμπεριφοράς και νοοτροπίας των ανθρώπων, όταν οι συνθήκες το επιβάλλουν, ακόμα και στην αναγκαιότητα αλλαγής του τρόπου λειτουργίας ενός οργανισμού ή μιας Υπηρεσίας.

Κάποτε πίστευαν, ότι υπάρχει ένας και μόνο ο καλύτερος τρόπος ηγεσίας και ότι το μόνο που χρειαζόταν ήταν να ανακαλυφθεί αυτός ο τρόπος, να γίνει κατανοητός και να χρησιμοποιηθεί από τα άτομα που ασκούν ηγετικό ρόλο.

Η αποτελεσματικότητα όμως της ηγεσίας είναι κάτι περισσότερο, από την παραπάνω υπόθεση, πιο πολύπλοκο, γι’ αυτό και υπάρχουν αρκετοί τρόποι ηγεσίας, που μπορούν να δώσουν άριστα αποτελέσματα, εφόσον υπάρξουν οι κατάλληλες συνθήκες.

Όλοι οι παραπάνω ορισμοί της ηγεσίας, δίνουν έμφαση σε τρία βασικά στοιχεία, είτε μεμονωμένα είτε σε συνδυασμό.

Τα στοιχεία αυτά είναι οι άνθρωποι, οι διαδικασίες και τα συστήματα.

Το ηγετικό πρότυπο (τρόπος, στυλ) μπορεί να θεωρηθεί, ότι είναι μια ιδιαίτερη μορφή συμπεριφοράς, την οποία κατά κύριο λόγο χρησιμοποιεί ο ηγέτης και με την οποία, μπορεί να παρακινήσει την ομάδα, να εκτελέσει ένα έργο.

Όλοι συμφωνούν ότι οι ηγέτες μπορούν να επηρεάσουν τους υφισταμένους τους με τον έναν ή τον άλλο, από τους παρακάτω δύο (2) τρόπους

Α) Μπορούν να διατάξουν τους υφισταμένους να κάνουν κάτι και πως να το κάνουν.

Β) Μπορούν να μοιραστούν τις ηγετικές τους ευθύνες, με τους υφισταμένους.

Αυτό επιτυγχάνεται με τη συμμετοχή των υφισταμένων, στον προγραμματισμό.

Πηγή : Το βιβλίο μου – Επικοινωνιακές Σχέσεις – Αρχές Μάνατζμεντ – Άμβλυνση Ηθικών Αξιών.

Με εκτίμηση

Δημήτριος Μητρόπουλος